Cómo preparar un cambio de contador sin perder información ni heredar problemas

Cada mes recibimos empresas que vienen de otro contador. A veces la relación terminó bien, a veces no, pero el riesgo es el mismo: lo que no se entrega en la transición se pierde, y lo que estaba mal declarado se descubre cuando llega una notificación del SIN. Esta guía resume lo que pedimos nosotros al recibir una empresa y lo que recomendamos exigir a cualquier contador que se vaya.

Antes de avisar el cambio

Ordene la salida antes de anunciarla. Confirme que usted, como titular, tiene en su poder y bajo su control:

• Las credenciales de la Oficina Virtual del SIN (usuario y contraseña del NIT). Deben estar a nombre de la empresa o del representante legal, no del contador. Si el correo asociado es del contador, cámbielo.
• El acceso a la Oficina Virtual de Trámites del Ministerio de Trabajo, al portal de la Gestora Pública y al de la Caja de Salud.
• El acceso a la banca por internet de la empresa, con los tokens o dispositivos de seguridad.
• Los certificados digitales o archivos de firma usados para facturación electrónica, si su modalidad lo requiere.

Si alguna de estas cosas está únicamente en manos del contador, recuperarla es la primera tarea. Todo lo demás se puede reconstruir con trabajo; un NIT sin acceso es un problema serio.

Qué documentación pedir

Esta es la lista mínima que entregamos a la empresa para que la solicite a su contador anterior. Idealmente, por escrito y con acuse de recibo.

Contabilidad

• Estados financieros de las últimas gestiones, con las notas y, si corresponde, los dictámenes de auditoría.
• Libro diario y libro mayor del período en curso y de la última gestión cerrada.
• Plan de cuentas y los saldos de apertura de la gestión actual.
• Detalle de activos fijos con fechas de compra, valores y depreciación acumulada.
• Detalle de cuentas por cobrar y por pagar con antigüedad.
• Conciliaciones bancarias del período en curso.

Impuestos

• Declaraciones juradas presentadas (IVA, IT, IUE, RC-IVA y las retenciones que correspondan) con sus constancias de presentación y de pago, al menos de las últimas dos gestiones.
• Registros de compras y ventas enviados al SIN, período por período.
• Reportes de bancarización presentados.
• Cualquier notificación, requerimiento o fiscalización recibida del SIN, abierta o cerrada.
• Formularios de actualización de datos del NIT y constancia de la actividad económica registrada.

Laboral y seguridad social

• Planillas de sueldos de la gestión, con sus constancias de presentación.
• Comprobantes de pago de aportes a la Caja de Salud y a la Gestora.
• Contratos de trabajo, finiquitos y documentos de altas y bajas.
• Planillas de aguinaldo y de primas, si se pagaron.

Respaldo físico y digital

• Facturas de compra y venta del período en curso.
• Comprobantes de ingreso, egreso y traspaso con sus respaldos.
• Extractos bancarios.
• Archivos de los sistemas contables usados, en formato exportable.

Cómo validar lo que recibe

Recibir la documentación no es lo mismo que confiar en ella. Lo primero que hacemos con una empresa nueva es revisar que lo declarado coincida con lo real:

1. Extracto tributario del SIN. Desde la Oficina Virtual se obtiene el historial de declaraciones. Se verifica que cada período tenga su declaración presentada, dentro de plazo, y se cruza con los comprobantes de pago.
2. Deudas y multas pendientes. El mismo portal muestra si hay obligaciones en mora o multas por incumplimiento a deberes formales.
3. Cruce de ventas. Las ventas declaradas en IVA e IT de cada mes deben coincidir con la facturación emitida y con los registros enviados al SIN.
4. Cruce de compras. El crédito fiscal declarado debe estar respaldado por facturas válidas a nombre de la empresa, con la bancarización correspondiente cuando el monto lo exige.
5. Planillas contra aportes. El total ganado de las planillas debe cuadrar con las bases de aporte pagadas a la Caja y a la Gestora.
6. Saldos de banco. El saldo contable de cada cuenta debe conciliar con el extracto a la misma fecha.

Esta revisión toma tiempo, pero es lo que permite decir con claridad: "esto estaba bien, esto hay que corregir, esto tiene costo". Si aparecen declaraciones fuera de plazo o montos mal declarados, es mejor saberlo al inicio y decidir cómo regularizar, antes de que lo encuentre una fiscalización.

Qué dejar por escrito

Un acta de entrega simple, firmada por ambas partes, con la lista de lo entregado y la fecha de corte a partir de la cual el nuevo contador asume la responsabilidad. Evita discusiones futuras sobre quién debía presentar qué.

En resumen

Recupere primero los accesos, pida la documentación con una lista cerrada, y haga que su nuevo contador valide lo declarado antes de registrar un solo asiento nuevo. Una transición bien hecha toma unas semanas. Una mal hecha se paga durante años.