Cierre de gestión fiscal: qué fecha le corresponde a su empresa y qué implica

Una de las primeras preguntas que hacemos a una empresa nueva es sencilla: ¿cuándo cierra su gestión? Muchos dueños responden "el 31 de diciembre" por costumbre, y no siempre es así. En Bolivia la fecha de cierre depende de la actividad económica, y de ella se desprenden los plazos para el Impuesto sobre las Utilidades de las Empresas (IUE), la presentación de estados financieros y, cuando corresponde, la auditoría externa.

Las cuatro fechas de cierre

La normativa boliviana agrupa a los contribuyentes según su actividad principal:

• 31 de marzo: empresas industriales y petroleras.
• 30 de junio: empresas gomeras, castañeras, agrícolas, ganaderas y agroindustriales.
• 30 de septiembre: empresas mineras.
• 31 de diciembre: empresas bancarias, de seguros, comerciales, de servicios y cualquier otra no incluida en los grupos anteriores.

En nuestra cartera conviven los dos casos más frecuentes en Cochabamba: constructoras, comercios y transportistas que cierran al 31 de diciembre, e importadoras y empresas con actividad industrial que cierran al 31 de marzo. Si una empresa tiene más de una actividad, la que define el cierre es la principal, la que está registrada como tal en su NIT. Conviene revisar que esa actividad registrada siga reflejando lo que la empresa realmente hace.

Qué pasa después del cierre

A partir de la fecha de cierre corre el plazo para declarar y pagar el IUE: 120 días. Para un cierre al 31 de diciembre eso significa hasta fines de abril; para un cierre al 31 de marzo, hasta fines de julio. En esos mismos 120 días deben quedar listos los estados financieros de la gestión.

El IUE grava la utilidad neta imponible con una alícuota del 25 por ciento. No es simplemente el 25 por ciento de la utilidad contable: hay gastos que la norma no acepta como deducibles y ajustes que se hacen sobre el resultado. Ahí está buena parte del trabajo del contador en esta época, y también buena parte de los errores que después se pagan con multas.

Un detalle que alivia a muchas empresas: el IUE efectivamente pagado se puede usar como pago a cuenta del Impuesto a las Transacciones (IT) de la gestión siguiente, hasta agotarlo. Si su empresa paga IUE y además paga IT mes a mes, vale la pena confirmar que esa compensación se esté aplicando.

Los estados financieros

Al cierre, la empresa debe preparar el juego completo de estados financieros de la gestión: balance general, estado de resultados, estado de evolución del patrimonio, estado de flujo de efectivo y las notas que explican las cifras. Estos estados se elaboran en bolivianos y, para presentarlos al SIN, deben acompañarse de la información complementaria que la Administración Tributaria exige en sus formatos.

La normativa del SIN fija un monto de ingresos anuales a partir del cual los estados financieros deben presentarse con dictamen de auditoría externa, firmado por un auditor o firma registrada. Ese monto puede actualizarse, así que si su empresa está cerca del límite, confírmelo cada gestión con su contador. Si lo supera, la auditoría deja de ser opcional y hay que contratarla con tiempo: un auditor serio no puede revisar una gestión completa en dos semanas.

Cómo llegar al cierre sin sobresaltos

En la práctica, el cierre se gana o se pierde durante el año. Estas son las tareas que recomendamos tener al día antes de la fecha:

1. Conciliaciones bancarias completas de todas las cuentas, hasta el último mes.
2. Inventario físico valorado y comparado con el registro contable, especialmente en comercio e importación.
3. Activos fijos con su depreciación calculada y los retiros o bajas registrados.
4. Cuentas por cobrar y por pagar depuradas: qué es cobrable, qué está vencido, qué hay que provisionar.
5. Facturas de compra respaldadas y bancarizadas cuando el monto lo exige, para que el gasto sea deducible.
6. Planillas y aportes cuadrados con lo contabilizado como gasto de personal.
7. Previsiones de beneficios sociales e indemnizaciones actualizadas.

Si esas siete cosas están en orden, el cierre es una revisión y no una reconstrucción.

Errores que vemos con frecuencia

• Declarar con una fecha de cierre que no corresponde a la actividad registrada.
• Dejar el inventario para el último día y valorarlo "a ojo".
• Tratar como deducibles gastos personales del dueño pagados con la cuenta de la empresa.
• No aplicar el IUE pagado contra el IT de la gestión siguiente.
• Contratar la auditoría externa después de la fecha límite para presentarla.

En resumen

Sepa qué fecha de cierre le corresponde, cuente 120 días desde ahí, y trabaje el año con la mira puesta en ese plazo. Si no tiene claro cuál es su cierre, o si su empresa cambió de actividad y nadie actualizó el registro, ese es un buen motivo para una reunión con su contador antes de que el calendario lo decida por usted.