Aportes laborales y patronales: qué se paga cada mes, quién lo paga y qué pasa si se atrasa

Tener personal en planilla significa asumir, cada mes, un conjunto de obligaciones que van más allá del sueldo. Son tres frentes: la seguridad social de corto plazo (salud), la de largo plazo (jubilación y riesgos) y el Ministerio de Trabajo. Ninguno es complicado por separado; el problema es que todos vencen cerca, se calculan sobre la misma planilla y los atrasos se encarecen rápido.

Primero, la planilla

Todo parte de la planilla de sueldos del mes: el total ganado de cada trabajador (haber básico, bono de antigüedad, horas extras, otros bonos), los descuentos y el líquido pagable. Los aportes se calculan sobre el total ganado, así que si la planilla está mal, todo lo demás hereda el error. Revise que los días trabajados, las bajas médicas y los ingresos y retiros del mes estén reflejados antes de calcular nada.

Caja de Salud: el aporte patronal

La cobertura de salud del trabajador y su familia se financia con un aporte del empleador del 10 por ciento del total ganado. Lo paga íntegramente la empresa; no se descuenta al trabajador. El ente gestor suele ser la Caja Nacional de Salud, aunque existen otras cajas según el sector.

Además del pago mensual, la empresa debe mantener actualizadas las altas y bajas de sus trabajadores en la caja. Un trabajador que dejó la empresa hace meses y sigue afiliado genera aporte; un trabajador nuevo que no fue afiliado a tiempo queda sin cobertura si se enferma, y el costo de esa atención puede terminar en la empresa.

Gestora Pública: aportes del trabajador y del empleador

Desde 2023, la Gestora Pública de la Seguridad Social de Largo Plazo administra las cotizaciones que antes recibían las AFP. Aquí hay dos bolsillos:

Aporte laboral (se descuenta del sueldo del trabajador y la empresa lo paga por su cuenta):

• cotización mensual para la jubilación,
• prima por riesgo común,
• comisión de administración,
• aporte solidario del asegurado.

En conjunto, estos conceptos suman algo más del 12 por ciento del total ganado. Para salarios altos se agrega el aporte nacional solidario, con porcentajes escalonados según el nivel de ingreso.

Aporte patronal (lo paga la empresa, no se descuenta):

• prima por riesgo profesional,
• aporte patronal solidario,
• aporte para vivienda.

Suman cerca del 7 por ciento del total ganado. Los porcentajes exactos están fijados por norma y pueden modificarse, así que su contador debe trabajar con la tabla vigente de la Gestora y no con la del año pasado.

Lo importante de entender como empleador: el aporte laboral es dinero del trabajador que la empresa retiene y debe entregar. No es un gasto de la empresa, pero sí es su responsabilidad pagarlo. Retener y no pagar es una de las faltas más graves en materia laboral.

Ministerio de Trabajo: planillas y registro

El empleador debe estar inscrito en el Registro Obligatorio de Empleadores y presentar las planillas de sueldos a través de la Oficina Virtual de Trámites del Ministerio de Trabajo, con la periodicidad y en los plazos que esa oficina establece. También se presentan las planillas de aportes y, cuando corresponde, la de aguinaldos y la de accidentes de trabajo.

Esta presentación es la que más se olvida, porque no implica un pago. Pero sin ella la empresa no puede obtener certificados que luego necesita para licitaciones, créditos bancarios o trámites ante otras entidades.

Plazos

Las tres obligaciones vencen, en términos generales, dentro del mes siguiente al que corresponde la planilla. La Gestora y las cajas de salud fijan fechas concretas; el Ministerio de Trabajo tiene las suyas para la presentación de planillas. Tenga un calendario con las tres fechas y una sola persona responsable de cumplirlas.

Qué pasa si se atrasa

• Intereses y recargos calculados desde el vencimiento, que crecen mes a mes.
• Multas por presentación fuera de plazo de planillas y formularios.
• Pérdida de cobertura para los trabajadores en la caja de salud mientras la mora persiste.
• Procesos de cobro por parte de la Gestora cuando la deuda se acumula, que pueden llegar a medidas coactivas.
• Certificados bloqueados: sin estar al día no hay certificado de no adeudo, y sin él se traban créditos, contratos con el Estado y hasta la venta de la empresa.

En nuestra experiencia, lo que más daño hace no es un atraso aislado sino el atraso que se vuelve costumbre: la empresa paga siempre con dos meses de retraso, los intereses se normalizan y, cuando quiere regularizarse, la deuda acumulada es difícil de absorber.

Una rutina mensual

1. Cerrar la planilla en los primeros días del mes siguiente, con altas, bajas y novedades.
2. Generar las planillas de aportes para Caja de Salud y Gestora a partir de esa planilla.
3. Pagar los aportes antes de la fecha límite, desde la cuenta de la empresa.
4. Presentar la planilla en la Oficina Virtual de Trámites.
5. Archivar comprobantes de pago y constancias de presentación junto a la planilla del mes.
6. Conciliar el gasto de personal contabilizado con lo efectivamente pagado.

En resumen

Salud la paga la empresa; jubilación la pagan trabajador y empresa en partes distintas; el Ministerio de Trabajo quiere ver las planillas. Si hoy no sabe con certeza si su empresa está al día en los tres frentes, pida a su contador los últimos comprobantes de pago y las constancias de presentación. Es la forma más rápida de saber dónde está parado.